Benefity využívání systému správy dokumentů

Systém správy dokumentů (dále jen DMS) je softwarový nástroj, který automatizuje a zjednodušuje proces ukládání, vyhledávání a sdílení dokumentů v rámci vaší organizace. Řešení DMS lze upravit tak, aby vyhovovala vašim konkrétním potřebám a pomohla vám ušetřit čas, peníze a starosti při řízení vašeho podnikání. Zde vám uvádíme pár hlavních výhod implementace takového systému:

Snadnější přístup k datům

Hlavní výhodou DMS je to, že usnadňují přístup k datům. To znamená, že je můžete používat odkudkoli a na jakémkoli zařízení, včetně telefonu, tabletu, notebooku a stolního počítače. Nemusíte být zaměstnancem ani zákazníkem; kdokoli, kdo má oprávnění, má přístup k systému odkudkoli na světě. A i když někdo nebude mít přístup do vašeho DMS, existuje mnoho způsobů, jak mu to v případě potřeby umožnit. Máte-li například partnera, který potřebuje přístup pouze na krátkou dobu a poté opět přejde do nečinnosti, není problém to zařádit.

Sdílení informací

DMS je skvělý způsob, jak sdílet informace se zákazníky, zaměstnanci a partnery.

Slovo „dokument“ se v našem každodenním životě tak rozšířilo, že může být těžké si zapamatovat, že tento termín původně označoval písemné dokumenty (na rozdíl od fotografií nebo jiných médií). V současné době máme tendenci používat tento termín jako univerzální frázi pro cokoli, co vytváříme na jakémkoli druhu média – od fyzických papírových formulářů přes naskenované soubory PDF a videozáznamy až po virtuální soubory uložené v našich počítačích. Výsledkem je obrovské množství dat uložených všude, bez jakékoli organizace nebo struktury za tím. DMS vrací do tohoto chaosu pořádek tím, že organizuje tyto soubory do kategorií na základě jejich typu a účelu – což vám jako zaměstnanci nebo manažerovi výrazně usnadňuje vyhledávání konkrétní informace, když ji potřebujete!

Možnost ukládání většího objemu dat

DMS mohou pojmout více dat než pevný disk, server, cloud nebo USB disk.

Proč? DMS je navržen tak, aby vaše dokumenty spravoval a nejen aby je uchovával na jednom místě. Přemýšlejte o tom takto: Místo abyste používali jednu krabici pro uložení všeho oblečení a jednu krabici pro všechny kuchyňské náčiní, které vlastníte (a pak museli všechny krabice přebírat, kdykoli budete něco chtít), měli byste celou skříň plnou věšáků, které umožní mnohem snadnější přístup, větší přehled a dostupnost.

Ochrana vašich dat

Ztráta dat je v podnikání velkým problémem. DMS vám mohou pomoci zabránit ztrátě dat, nebo je dokonce obnovit.

DMS umožňuje organizaci spravovat své dokumenty, e-maily a další soubory na jednom místě a chránit je před zneužitím. Poskytují zaměstnancům snadný způsob, jak rychle najít dokumenty, které potřebují, aby nemuseli ztrácet čas hledáním v kartotékách nebo shromažďováním informací z různých zdrojů ve vaší společnosti. Zároveň jsou k daným dokumentům určována přístupová práva podle toho, kdo může daný dokument číst či editovat. Můžete si tak vytvořit skupinu uživatelů, kteří daný dokument pouze uvidí a naopak stanovit uživatele, kteří ho můžou měnit. Přístupová práva tak zajistí, že se daný dokument nedostane do rukou tomu, komu nepřísluší ho číst, nebo že ho bude editovat někdo, od koho to není žádoucí.

Úspora času

DMS šetří čas. Pokud jste jako většina lidí, pravděpodobně máte docela dobrou představu o tom, kde jsou soubory ve vašem počítači právě teď. Víte, že pokud chcete něco najít, nebude to těžké a nebude to vyžadovat mnoho úsilí. Ale co kdybychom vám řekli, že když má vaše společnost zaveden DMS, hledání souborů by bylo stejně snadné jako otevření aplikace v telefonu? A co kdybychom vám také řekli, že odpadají starosti se zálohováním a zabezpečením? A ještě lépe – co kdybychom řekli, že už není potřeba posílat soubory e-mailem tam a zpět mezi spolupracovníky? Když je vše řečeno a uděláno, systém pro správu dokumentů ušetří tolik času, že to dává smysl každému, kdo někdy předtím někomu poslal e-mailem dokument Word (nebo PDF)!

Vyšší produktivita a zákaznický servis

DMS jsou skvělé pro firmy, zaměstnance a majitele firem. Zlepšují produktivitu a služby zákazníkům tím, že vám umožňují lépe řídit tok informací.

To znamená, že pokud máte DMS, vaši zaměstnanci se mohou více soustředit na svou práci, místo aby trávili čas vyplňováním nebo hledáním dokumentů, které potřebují. Vaše podnikání zvládne více za kratší dobu – což znamená více peněz pro vaši společnost!

Ale to není vše: protože je snazší najít dokumenty, když jsou uloženy elektronicky, vaši zákazníci budou také moci dělat svou práci lépe. A přiznejme si to – spokojení zákazníci a zároveň ušetřené finance rovná se dvojnásobná radost!

Systém M-Files

Mezi DMS, který přináší všechny jmenované výhody, patří jednoznačně systém M-Files, moderní a špičkový systém pro správu firemních informací. S M-Files už nemusíte vědět, kde máte dokument uložený, stačí vědět, co hledáte, nebo k čemu se daný dokument vztahuje – jestli k zákazníkovi, nebo konkrétnímu projektu apod. Systém je jednoduchý na ovládání, zcela intuitivní a nevyžaduje žádná složitá školení uživatelů. Kontaktujte nás pro více informací, nebo pro získání zkušební verze, se systémem M-Files pracujeme již déle než 12 let a implementovali jsme ho v různě velkých společnostech.